Der Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 hat die Verwaltungsabläufe innerhalb der Wohnbau-Gruppe maßgeblich beeinflusst – bis heute. Innerhalb kürzester Zeit mussten die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass die Kernprozesse

möglichst digital und umfassend im Homeoffice der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigt werden können. Dass dies so reibungs- und nahezu geräuschlos funktioniert hat, ist ein Resultat der frühzeitigen Hinwendung der Wohnbau zu neuen digitalen Applikationen und Plattformen – seit rund 15 Jahren. In der Wohnbau-Gruppe ist dafür die Tochtergesellschaft Wohnbau Service Bonn GmbH zuständig, die konsequent in die Erprobung und den Ausbau neuer Lösungen investiert.

In der Kommunikation mit den Mietern erlebte das lange vorbereitete Customer-Relationship-Management- System (CRM) – auch Mieterportal genannt – 2020 seine Serienreife. Gestartet als Pilotprojekt Ende 2019 ist ein Jahr später bereits jeder zweite Mieterhaushalt im Mieterportal akkreditiert. Bei neu abgeschlossenen Mietverträgen ist die Nutzung des Portals verpflichtend. Ist ein Vertragspartner registriert, werden Schreiben nur noch digital versendet und nicht mehr zusätzlich mit der Post. Das spart nicht zuletzt Verwaltungsaufwand und Portokosten. Mieter können jederzeit Einsicht in alle übermittelten Dokumente nehmen inklusive einer Volltextsuche. Kontoänderungen und andere Stammdaten können leicht selbst hinterlegt, des Weiteren Mietbescheinigungen direkt heruntergeladen werden. Basis des Mieterportals ist eine enge Verknüpfung mit dem zentralen ERP-System der Wohnbau. Modulare Kontaktformulare mit „Drop-down“-Menüs und der Möglichkeit, Reparaturanfragen abzugeben, Anträge z. B. auf Untervermietung oder Haustierhaltung zu stellen oder Beschwerden loszuwerden, bieten umfassende Kommunikationsmöglichkeiten. Das Portal ist so organisiert, dass sich die Anfragen zum zuständigen Sachbearbeiter durchstellen und dort direkt bearbeitet werden. Im Portal selbst ist ständig der aktuelle Bearbeitungsstatus abrufbar, sodass telefonische Nachfragen weitgehend überflüssig werden. Das Portal wird von den Mietern überwiegend mobil genutzt. Die entsprechende App („Wohnbau GmbH-Endlich Zuhause“) ist in den Stores (Android/ iOS) zu finden.

Die WEG-Verwaltung der Wohnbau Service Bonn GmbH hat im Berichtsjahr mit der Einführung von Casavi ein neues Kundenportal eingeführt, welches einen auf die Belange der professionellen Eigentumsverwaltung abgestimmten Leistungsumfang aufweist (wie z. B. ein Task-Management mit Funktionalitäten ähnlich wie das Mieterportal). Casavi löste ein selbstprogrammiertes Eigentümerportal ab, das ausschließlich dem Dokumentenaustausch diente, aber zu seiner Zeit durchaus fortschrittlich war.

Auch die 2019 gestartete Applikation Immomio hat während der Corona-Krise entscheidend dazu beigetragen, das Management von Mietinteressenten erfolgreich fortzuführen. Denn auch im Berichtsjahr war die Wohnraumnachfrage an den Standorten der Wohnbau ungebrochen hoch. So gingen über die Portale Immobilienscout24, Immowelt und die eigene Homepage über 167.000 Interessenten-Bewerbungen ein, die mit Hilfe von Immomio erfolgreich gemanagt wurden. In der folgenden Abbildung sind deutlich die Einflüsse der beiden Lockdown-Phasen im Frühjahr und Herbst 2020 auf die Anzahl der Interessenten-Bewerbungen und die Besichtigungstermine zu sehen.

Vermutlich kam es nach dem ersten Lockdown zu einem Aufholeffekt wechselwilliger Mieter im 3. Quartal 2020.

Erprobt werden aktuell der digitale Mietvertrag und die Nutzung von digitalen Unterschriften. Ziel ist ein volldigitaler Prozess von der Interessentenverwaltung bei Neuvermietungen über den digitalen Mietvertrag bis zur Verwaltung der Bestandskunden.

Last but not least versetzt das Echtzeitüberwachungssystem des Wohnbau-Netzwerks unsere Gesellschaften in die Lage, Netzwerkengpässe und -ausfälle früher zu erkennen und zu vermeiden. Die Erweiterung von Internet-Bandbreiten in der Zentrale und den Filialen verhindert Performance-Engpässe bei Arbeiten im Netzwerk.